Building manager
– Základní informace
Building manager vznikl jako reakce na potřebu nového moderního informačního systému, který by kombinoval jednak potřeby vedení technických agend souvisejících se správou nemovitostí, tak i potřeby vedení ekonomických a účetních agend.
Hlavní znaky Building manageru jsou:
Za naprostou samozřejmost pak považujeme požadavek, aby účetní a ekonomické moduly vykazovaly znaky nejmodernějšího účetního systému s vysokou spolehlivostí, snadnou dostupností dat a tiskových výstupů a moduly podporujícími plánovací, kontrolní a manažerské procesy. Autoři Building manageru při vývoji aplikace spolupracují s odborníky velkých správních firem, kteří mají mnohaletou zkušenost s vedením agend souvisejících s provozem a užíváním nemovitostí. Výsledkem této spolupráce je komplexní řešení pro správce a majitele nemovitostí.
Building manager byl vybudován s ohledem na potřeby majitelů a jimi jmenovaných správců. Je určen zejména pro takové typy nemovitostí, u kterých jsou sledovány provozní náklady a tyto jsou dále vyúčtovávány směrem k nájemníkům, vlastníkům jednotek apod.. Building manager propojuje informace ekonomického rázu, technického a evidenčního rázu.
Building manager byl navržen jako dvouvrstvá aplikace klient – server. Předpokládá se práce po síti s mnoha současně pracujícími klientskými stanicemi. Kromě základních síťových prostředků obsahuje i modul Replikace pro vzájemnou výměnu dat (a to i obousměrnou) mezi jednotlivými pobočkami a centrálou. Modul Replikace tak zajišťuje řešení problému jak mít na všech pracovištích co možná nejaktuálnější stav dat za přijatelné provozní náklady.
Building manager je postaven na databázi Firebird a programován v jazyce Delphi.
Srovnání se systémy podobného zaměření:
Building manager se jednak liší moderními vývojovými prostředky, které odpovídají současným požadavkům a dále pak pohodlným uživatelským rozhraním. Co je však nejdůležitějším aspektem celého projektu, to je absolutní provázanost mezi evidenčními a účetními moduly. Data se vždy zadávají pouze jednou a automaticky se projevují ve všech následných modulech. Neprovázanost dat účetních a dat např. týkajících se předpisu plateb se v dlouholeté praxi ukázala jako nejčastější zdroj chyb a zdržení práce. Modul účetnictví není využíván jako nadstavba evidenční části, ale byl kompletně začleněn do systému Building manager. Building manager dále přináší celou řadu nových podpůrných nástrojů pro kontrolu, plánování a komunikaci. Zejména jsou to: Modul sledování úkolů, Plán čerpání a prostředků rozpočtu a Replikace dat z poboček na centrálu.
Zhodnocení přínosů majitelům nemovitostí a správcům majetku:
Majiteli nemovitostí umožňuje efektivně provádět kontrolu nad hospodařením s vlastním majetkem. Majitel má vždy k dispozici aktuální data pro rozhodování o nákladech a výnosech, je okamžitě informován o stavu klientských účtů, platební morálce nájemníků, případně aktuálním stavu probíhajících soudních řízení. Pomocí Modulu sledování úkolů je detailně informován o výkonu technických a administrativních činností správců majetku, respektive o dodržování zákonem stanovených lhůt a termínů ve spojitosti s touto činností. Při využití modulu Plánování je majitel aktuálně informován o okamžitém stavu finančních prostředků, o čerpání rozpočtu na provoz a údržbu nemovitostí. Na základě těchto informací může okamžitě reagovat na zvýšení potřeby finančních prostředků, popř. uspořené, nevyužité prostředky použít jiným způsobem.
Moduly
- individuální nastavení parametrů vlastníka a správce nemovitostí
- parametry zálohování
- systém přístupových práv a jejich přiřazení jednotlivým uživatelům
- nastavení číselníků (obecné, pasporty, účetnictví)
- přehled úkolů (efektivní kontrola plnění úkolů, systém včasného upozornění na blížící se termín plnění úkolu)
Technický pasport
- komplexní přehled o spravovaných prostorech
- budovy, domy, bytové, nebytové, komerční a společné prostory, místnosti
- zařizovací prvky pro libovolný prostor
- evidence revizí vztahujících se ke konkrétnímu domu s vazbou na Přehled úkolů
- podrobná definice odběrných míst (měřidla)
- fotodokumentace technického stavu nemovitostí
- evidence libovolných dokumentů k libovolným prostorům
Smluvní vztahy
- komplexní evidence smluvních vztahů
- bytové, nebytové, komerční, ostatní smlouvy
- specifikace výše předpisu nájemného (základní nájemné, služby, poplatky, slevy…)
- přímá vazba na modul Předpisů a Účetnictví
- agenda upomínek a soudních řízení
- hromadné změny výše nájemného, služeb, poplatků …
- evidence prodávaných nemovitostí
Předpisy a platby
- přímá vazba na modul Smlouvy (automatická generace zaúčtování předpisu nájemného)
- přímá vazba na účetní moduly Bankovní výpisy, pokladna a interní doklad (je možné zobrazovat saldo jednotlivých nájemníků z těchto evidenčních modulů.)
- přímá vazba na účetní modul Účetnictví (je možné zobrazovat saldo jednotlivých nájemníků z modulu účetníctví.)
- možnost různých typů penalizace uživatelů prostorů
- elektronocké bankovnictví pro různé typy bankovních ústavů
- možnost nahrání a dopárování plateb SIPO
Účetnictví
- plnohodnotné účetnictví pro správu nemovitostí
- interní doklady, předpisy nájemného, objednávky, faktury přijaté, faktury vydané, pokladní doklady, bankovní výpisy
- velký výběr účetních sestav, včetně oficiálních výkazů pro finanční úřad
- provázanost účetního deníku s jednotlivými typy dokladu
- automatizování činnosti zaúčtování, pomocí systému předkontací (možnost hromadného zaúčtování všech typů úč. dokladů)
- možnost měnit data po uzávěrkách pro osoby s nastavenými právy k těmto činnostem
Vyúčtování
- vyúčtování nájemného a služeb dle zadaného libovolného období
- sledování nákladů a výnosů na odběrných místech
- jednoduché vyúčtování odběrných míst dle různých typů vyúčtování (smluv, osob, ploch, měřidel..)
- možnost vyúčtování od dodavatelských firem
- možnost opakovaně přepočítavat vyúčtování odběrných míst
- systém kontrolních sestav
- výsledné vyúčtování možno vkládat přímo do obálek s odeslání
Výstupní sestavy
- bohatý výběr výstupních sestav
- tisk na tiskárnu, do souboru a náhled
- možnost tvorby nové tiskové sestavy dle vlastních požadavků
- editace tiskových výstupů pomocí vestavěného Tiskového manageru
Nápověda
- manuál v elektronické podobě
- možnost kontextového vyhledávání dle klíčových slov
- důležité typy a triky k řešení obtížných zaúčtování (např. zaevidování a rozúčtování přijatých faktur od PRE)
- obsahuje kontaktní adresy a telefonická spojení na firmu IC Software s.r.o
